3.1 Incidentele uitgaven
Wanneer je kosten moet maken voor Mediamatic schiet je dat in eerste instantie voor en kun je het daarna bij het bestuur declareren. Mocht het bedrag te hoog zijn of kun je het gewoonweg niet voorschieten, dan kun je het bestuur om cash of een betaalpas vragen. Zorg er ten alle tijde voor dat je het bonnetje van je uitgaven bewaart! De onkosten die je voorschiet kun je terugvragen via een declaratieformulier. Heb je een formulier nodig; vraag dit dan aan de Office Manager.
Vul het formulier in en voeg de bonnetjes bij. Maak eventueel een kopie voor je eigen administratie. Lever het ingevuld in bij het bestuur.
Kosten moeten vooraf worden goedgekeurd door de desbetreffende manager en door het bestuur.
3.2 Inkoopproces
- Na goedkeuring van de directeur-bestuurder B kan de bestelling geplaatst worden
- Facturen dienen altijd geadresseerd te worden aan: Stichting Mediamatic, Postbus 17490, 1001 JL Amsterdam
- Facturen dienen altijd digitaal gestuurd te worden naar e-mail: administratie@mediamatic.nl
- Directeur-bestuurder B parafeert de factuur voor betaling en geeft de codering aan waar de factuur op geboekt moet worden
- Directeur-bestuurder B controleert of de gefactureerde goederen of diensten ook daadwerkelijk zijn ontvangen
- Boekhouder boekt factuur in op de juiste grootboekrekening met de juiste codering.
- Boekhouder en/of medewerker administratie voorziet factuur van boekstuknummer; scant de factuur en slaat deze op in de juiste map op de server.
3.3 Betalingsproces
- Wekelijks worden alle ingeboekte facturen betaald
- Boekhouder controleert of de factuurgegevens overeenkomen met de gegevens van de crediteur in E-Boekhouden
- Voor incidentele betalingen wordt geen crediteur aangemaakt maar direct betaald via tele-bankieren en geboekt op 1 verzamel-crediteur.
3.4 Facturatieproces
- De Office Manager stuurt een e-mail met de gegevens voor facturering aan klanten via het E-boekhouden systeem.
- De factuur is direct zichtbaar voor de boekhouder in E-boekhouden en kan ook zien of deze reeds is verstuurd.
- De boekhouder verwerkt de factuur.
- Minimaal 1 x per maand wordt een openstaande posten-lijst gemaakt en herinneringen en aanmaningen verstuurd.
3.5 Kas proces (kleine kas kantoor)
- Personeel schiet kleine contante kosten zelf voor na akkoord van directeur-bestuurder B.
- Directeur-bestuurder B parafeert de kasbon, schrijft deze in het kasboek en betaalt deze uit.
- Periodiek, minimaal 1 x per maand boekt de boekhouder de kas E-boekhouden
- Pinbetalingen lopen via ons kassasysteem Nappkin. daar worden ze per evenement en per dag bijgehouden.
3.6 Goederen ontvangst
- Barmanager, directeur-bestuurders of Office Manager nemen goederen in ontvangst
- Hij/zij controleert de ontvangen goederen met de geleverde pakbon en tekent na akkoord de pakbon
- De pakbon gaat naar directeur-bestuurder B