step by step

How to send mailings

Here you find all information about sending mailings; from making a mailing to creating mailing lists.

Sending mailings with Anymeta

  • Create a new article or set. Add text and images.
  • Go to the Admin, to the tab Admin. Select the type 'mailing'.
  • Go to www.mediamatic.nl/module/MailingList (you can replace mediamatic.nl for any other Anymeta website). Make sure you type MailingList with a capitol M and L.

The mailing module

  • step 1/4: Choose your mailing.
  • step 2/4: Preview your mailing
  • step 3/4: Select adresses
  • step 4/4: Send the mailing

Selecting addresses

There are different ways to choose recipients for your mailing:

  • Make a group
  • Type in the e-mail addresses, separated with a comma, to send the mailing to specific people.
  • Select a member group, for example to e-mail all editors.

Creating a listpublish

You can create a mailing list for all participants of an event, for example. Go to the event page and write down the ID number. Now go to the Admin and click 'create a new listpublish'.
Go to the tab ?query (or in Dutch ?zoekvraag).

  • Stel een listpublish samen. Maak een listpublish met het type 'Mailing list' die personen met een bepaald kenmerk selecteert. Selecteer deze listpublish in Stap 3 van de module Mailinglist. Vervolgens wordt de mailing naar alle personen uit de listpublish verstuurd.
  • Typ één of meer emailadressen, gescheiden door een komma, om de mailing aan enkele specifieke personen te richten.
  • Selecteer een gebruikersgroep, bijvoorbeeld om al je ‘members’ te mailen.

Inhoud van mailings

  • Een open deur, die desalniettemin nog wel eens gesloten blijft: verschaf informatie die écht interessant is voor je lezers.
  • Houd het kort. De geopende mailing past bijvoorkeur op één beeldscherm en een lezer begrijpt van drie meter afstand waar de mailing over gaat.
  • Zorg dat je mailing geschikt is voor ‘skimmers’. Gebruik koppen en bullet points.
  • Besteed aandacht aan de toon. Voorkom jargon, schrijf als in een brief (niet als in een advertentie) en hanteer jouw persoonlijke stijl.
  • Gebruik een aansprekende subject line. ‘Nieuwsbrief januari 2011’ is accuraat, maar saai. Beter is een opvallende quote uit de tekst van je mailing, de belangrijkste uitkomst van het onderzoek dat je hebt gedaan, of de, om maar eens een marketing term te gebruiken, Call To Action; hetgeen je van je lezer gedaan hoopt te krijgen.

Voordelen van mailings

  • Het is de perfecte aanvulling op je website. Soms geloof je dat de wereld met ingehouden adem zit te wachten op jouw laatste artikel. En maandelijks spontaan naar je site terugkeert om zich te informeren over de laatste ontwikkelingen in je organisatie. Helaas is dit meestal niet het geval. Een mailing kan dienen als geheugensteuntje.
  • Mailings zijn kostenefficiënt en interactief. Je kunt ontvangers om feedback vragen. Bovendien bouw je aan de relatie met je stake holders. Een mailing versterkt het gemeenschapsgevoel; ontvangers voelen zich meer verbonden met jouw organisatie.
  • Mailings, met name online nieuwsbrieven, stimuleren mond-op-mond reclame. Ze zijn gemakkelijk door te sturen. Met een groeiende groep abonnees breid je jouw netwerk uit.
  • Je preekt voor eigen parochie. Mensen die zich hebben geabonneerd op jouw nieuwsbrief, willen echt weten wat er in jouw organisatie gaande is.