1. Een goede voorbereiding is het halve werk
Is het duidelijk wat je doelstellingen zijn? Weet je wat je nodig hebt? Weet je waar je sterkten en zwakten liggen? Heb je genoeg capaciteit en kennis in huis? Heb je alle directe inkomstenbronnen (entree, verkoop ed) voldoende uitgebuit? Bedrijven en organisaties hebben het meteen door als je onvoldoende inzicht hebt in je eigen situatie. Je staat sterker en voelt meer zelfvertrouwen als je eerst goed naar jezelf gekeken hebt.
2. Maak een selectie van het soort partners
Is sponsoring het meest voor de hand liggend? Welke particuliere fondsen komen in aanmerking? Of ligt een Vriendenkring meer voor de hand? Is er aanleiding om op zoek te gaan naar een maecenas? Sponsoring wordt steeds minder belangrijk, private financiering in de vorm van particuliere fondsen en maecenaat neemt toe.
3. Verplaats je in je potentiële partners
Welk soort bedrijven of organisaties past het beste bij jou? Weet je genoeg van je potentiële partners? Het gaat om zowel informatie over de personen als over de organisatie (jaarrapporten, tijdschriften, internet). Breng netwerken in kaart en word er zelf lid van. Het gaat erom dat je de mensen in hun drijfveren begrijpt. Bouw een kring van potentiële partners op. Wat is de eerste zin die je gebruikt als je de directeur aan de telefoon krijgt om uit te leggen waarom hij/zij met jou in zee moet? Wat heb je ze te bieden? Kan je dat organisatorisch ook waarmaken?
4. Verzamel ambassadeurs om je heen
Heb je mensen om je heen die je kunnen helpen bij de fondsenwerving? Dit kunnen vrijwilligers zijn, en/of een aantal bestuursleden, of bevriende relaties, of misschien wel een speciaal comité. Gebruik hun netwerk.
5. Maak een helder voorstel per partner
Wat is jouw publiek? Wie zit er in de zaal? Wat zijn je producten? Het gaat niet alleen om de tentoonstelling of de voorstelling, maar alles erom heen: je gebouw, je organisatie, educatie, catalogi, cd-rom’s, etc. Maak per partner een goed pakket van activiteiten, met een duidelijk overzicht wat ze ervoor krijgen en wat het kost.
6. Bedenk creatieve tegenprestaties
Wat kan je jouw partners bieden? Hoe kan je inspelen op de specifieke kenmerken van je partner? Bij sponsoring is de regel dat je 20% van je budget aan tegenprestaties besteedt. Naast toegangskaartjes en naamsvermelding kan je ook denken aan andere zaken, zoals een kijkje achter de schermen, het geven van masterclasses of andere vormen van training voor personeel, enz. Maar ook andere partners als fondsen of particulieren verdienen aandacht en tegenprestaties, in de vorm van ontmoetingen met de artistiek verantwoordelijke, previews, excursies naar belangrijke evenementen etc.
7. Richt je op meerjarige samenwerking
Hoe ziet je langere termijnplanning eruit? Waar heb je partners voor nodig? De verleiding is om snel succes te willen boeken, om een gat in je begroting te dekken. Door een goede voorbereiding kan je veel meer halen uit een sponsor of andere partner, tot wederzijds profijt. Een partner kan ook zijn kennis ter beschikking stellen voor het management van je organisatie, en jouw organisatie kan op andere fronten iets betekenen voor je partner, bv vrijwilligersprojecten, creatieve inbreng bij productontwikkeling, personeelsbeleid etc. Richt je dus niet op die ene activiteit maar op het ontwikkelen van samenwerking.
8. Kies voor een intelligente benadering
Weet je wie de juiste persoon is bij de betrokken partner? Heb je al een goed voorstel klaar? Persoonlijke benadering geeft de meeste kans op succes. Maak eerst een afspraak, doe het niet over de telefoon. Stuur daarna een goed verzorgd, helder voorstel en bel eroverheen of het aangekomen is. Breng tijdens een persoonlijk gesprek je passie over (de artistiek verantwoordelijke kan dit het beste overbrengen). Begin niet meteen over geld. Verplaats je in de ander.
9. Houd een goed overzicht
Heb je een goed systeem van de benaderde instanties en personen? En van de gevoerde gesprekken? Evalueer elk gesprek en houd per partner goed bij wat er verstuurd is en wat de stand van zaken is.
10. Investeer in je ondernemerschap!
Heb je een budget opgenomen voor de professionalisering van de fondsenwerving? Het is duidelijk dat er heel wat komt kijken bij een succesvolle fondsenwerving. Neem tijd voor het ontwikkelen van een strategie en de vaardigheden die daarbij horen, bij alle betrokkenen, zowel de artistiek verantwoordelijke, de zakelijke organisatie als het bestuur. Neem hiervoor geld op in de begroting en roep hulp in van bevriende relaties, koepels en organisaties als Kunst & Zaken
Fleur Gieben, januari 2003, fleur.gieben@stad-en-mens.nl