Edwin Jacobs, Robert de Haas en Ernestine Comvalius begeleidden binnen hun thema vier bijeenkomsten. Ze werden daarnaast door Netwerk CS Utrecht samen met de instellingen betrokken bij de inhoudelijke totstandkoming van hun ‘COP’, community of practice. De invulling verschilde van een meer praktische benadering van het thema tot een meer filosofische dan wel een gemengde benadering. De drie procesbegeleiders vulde ieder op eigen wijze de begeleiding in; de een koos voor een meer actieve rol dan de ander. Jacobs: ‘Ik was een duidelijke meeprater. Verder koos ik in de COP voor een onderzoekende weg en niet per definitie naar het beantwoordende.’
‘Dit is een onderwerp waarop je jaren op hetzelfde aambeeld moet hameren om het in de geesten door te laten dringen. Dit onderwerp vraagt een revolutie, een accent is gelegd. ’ – Robert de Haas, voormalig directeur Rotterdamse Kunststichting, procesbegeleider Personeel & Organisatie.
Effectiviteit
De samenstelling van de groep beïnvloedde de themagroepen zowel in het proces als in de effectiviteit, constateren de begeleiders achteraf. Jacobs: ‘In mijn groep zaten feitelijk niet de beslissers aan tafel.’ Comvalius: ‘De groep was divers qua discipline, functie en kennis over diversiteit. Dit bemoeilijkte het proces.’ En instellingen die wél ervaring hadden met culturele diversiteit, ontbrak het soms aan enthousiasme bijvoorbeeld vanwege de arbeidsintensiteit van het onderwerp. Comvalius: ‘Het is herkenbaar. Soms kun je te lang bezig zijn met het onderwerp. Je hebt al de vragen al een keer gehad en op een gegeven moment raak je moe. Omdat het langzaam gaat en je steeds weer tegen dezelfde weerstanden oploopt.’
Maar ook de bedrijfscultuur van culturele instellingen speelde parten. Zo bleek de culturele sector toch niet zo’n liberale werkcultuur te hebben als vooraf verondersteld. Die cultuur lijkt eerder hiërarchisch, ja, soms zelfs autoritair. Bovendien bemoeilijkt de inhoudelijke werkwijze in de cultuursector een cultuuromslag. De Haas: ‘Het was bijvoorbeeld moeilijk om het alleen over P&O te hebben. Bij kunstinstellingen lopen zaken namelijk vaak door elkaar. Zeker bij kleine instellingen is dat begrijpelijk, want het zijn vaak dezelfde mensen die de organisatie én de inhoud regelen. Verschillende onderwerpen streden daardoor om aandacht in de samenkomsten.’
Dat de verschillende groepthema’s elkaar raken, blijkt ook in de COP Programmering van Comvalius: ‘Wat elke keer weer terugkwam in onze groep was het publieksbereik, maar dat onderwerp behoorde tot een andere COP. En die groep had meer een filosofische invalshoek.’ In de COP Publieksbereik bleek dat inhoud en PR nauwelijks los van elkaar gezien kon worden. De ontmoeting van deze groep met het Van Abbemuseum maakte dit pijnlijk inzichtelijk. Het Van Abbemuseum won een diversiteitsprijs voor hun tentoonstelling Be(coming) Dutch . De tentoonstelling bereikte echter nauwelijks de betrokken publieksgroepen. Jacobs: ‘Ik heb in deze sessies geleerd, dat PR en communicatie, naast inhoud, twee elementen zijn die nadrukkelijker bij elkaar moeten staan en de slaagkans van elkaar heel duidelijk beïnvloeden. Je kunt een fantastische content hebben, zie het Van Abbemuseum, maar de PR viel als een kaartenhuis in elkaar en daarmee de content en daarmee het bereik. Dat vond ik de les der lessen.’ Een les geleerd ook door de aanhoudende vragen van de groep, complimenteert Jacobs de deelnemers. ‘Zij hielden zich expliciet aan PR, marketing en communicatie. En hadden op hun beurt het besef “ja, verdomd die content moet in onze kop zitten”. Ik moet wel zeggen, credits aan het Van Abbe dat ze het zelf ook zagen.’
‘In het begin verliep het proces moeizaam. Er leek weinig samenhang te bestaan tussen de verschillende instellingen. Men sprak niet met elkaar, werkten niet samen. Dat frappeerde mij.’ – Ernestine Comvalius, De Krater, procesbegeleider Programmering.
Download hier het uitgebreide verslag van de terugblik.